毎月の売上を、販売管理システムの画面を見ながら会計ソフトに手入力していました。いまは自動変換ツールが伝票を作ります。5か月分すべてが1円単位で一致、二重計上ゼロ。
目次
ご相談の背景
販売管理システムと会計ソフトは、それぞれ問題なく動いていました。つながっていないだけです。
その「だけ」のために、毎月の締めで担当者が数百件の明細を目視して転記していました。数字が合わないときは、どこがずれたのかを最初から追い直す。二重計上の不安が常にありました。
実施したこと
1. 販売管理CSV→振替伝票の自動変換ツールを構築
出力したCSVを読み込むと、会計ソフトに取り込める振替伝票が生成されます。
2. 仕訳ロジックを5パターン実装
現金／掛け／モール経由／値引／返品。それぞれ会計上の処理が違うため、条件分岐として実装しました。
3. 二重計上を構造的に起きない設計に
チェック機能を足すのではなく、同じ取引が2回登録される経路自体をなくしました。運用ルールで防ぐ設計は、必ずいつか破られます。
4. 会計APIとの連携版へ拡張
ドライラン→内容確認→本登録の3段階。登録前に必ず結果を確認できる形にしています。
成果
- 5か月分すべてが会計登録額と1円単位で一致／二重計上 0件
- 441件の明細を持つ月も1円一致
- ドライラン459伝票でエラー0件
- 振替伝票476行に誤タグ0件
- 締め作業の目視転記が消えた
システム同士がつながっていないだけの手作業は、たいてい数日で自動化できます
いま使っているツールを変える必要はありません。
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