IT Department情シス代行・情シスアウトソーシング

Consultationこんなご相談から始まっています

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システムが止まったとき、一次対応できる人が社内にいない

専任を採用するほどの業務量ではない。でも、誰かは必要

情シス担当者が退職することになった。引き継ぎ資料が、ほとんど無い

社員数十名の規模で、IT担当が総務と兼務になっている

情シスアウトソーシングの費用感が分からない。採用とどちらが安いのか

ベンダーとの打ち合わせに、こちら側の立場で同席してほしい

Naming呼び方が7通りありますが、同じものです

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情シス代行、情シスアウトソーシング、情シス外注、情シス支援、情シス外部委託、情報システムアウトソーシング、情報システム外注。 調べていると、この7通りが出てきます。会社によって呼び方が違うだけで、指しているものはほぼ同じです。弊社もページの中で呼び分けていません。区別が必要なのは、呼び方ではなく契約の形のほうです。ここは実務上、けっこう効きます。

• アウトソーシング（業務委託・準委任）｜業務そのものを外に出す形です。成果や対応範囲を決めて委託します。指揮命令は受託側にあるので、こちらの判断で動きます。弊社はこの形です
• 情シスBPO｜アウトソーシングとほぼ同義で使われますが、業務プロセスごと設計し直すニュアンスを含むことが多い言葉です。「いまの業務をそのまま代行する」ではなく「そもそもの手順から組み替える」場合に使われます
• 派遣｜人を出す形です。指揮命令は御社側にあります。毎日決まった時間に人がいてほしい場合はこちらが合いますが、「何をするか」を毎回御社が指示する必要があります。弊社は派遣業ではありません
• ヘルプデスク委託｜問い合わせ対応だけを切り出す形です。安く始められますが、一次受付だけを外に出しても、判断が社内に残るぶん負荷はあまり減りません

Range任せられる業務の範囲

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情シス代行と一口に言っても、会社によって守備範囲がまったく違います。弊社がお引き受けしている範囲を、先に出しておきます。

KEEP｜社内に残していただく業務

全部を外に出す形は、おすすめしていません。次の3つは社内に残してください。

• 予算の最終決裁｜金額を決めるのは経営です。弊社は根拠と選択肢を出すところまで
• 人事情報にひもづくアカウントの承認｜誰にどの権限を与えるかは、社内の事情を知らないと決められません
• 「その業務を続けるかどうか」の判断｜システムの話に見えて、実際は業務をやめるかどうかの話であることが多いです

外に出しやすいのは、日常の運用です。問い合わせ対応、キッティング、アカウントの発行と削除、ライセンスの棚卸し、ベンダーとの一次折衝。この線引きを契約前に決めておくと、「それは範囲外です」がほぼ発生しません。

Cost費用は、何で決まるか

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情シスアウトソーシングの費用は、作業の量ではなく「どこまで任せるか」で決まります。見積を比べるときは、この4つを揃えてからにしてください。会社によって前提が違うので、金額だけ並べても意味がありません。

• 範囲｜ヘルプデスクだけか、ベンダー折衝や投資判断まで含むか。ここがいちばん金額を動かします
• 対応時間｜平日日中のみか、店舗の営業時間に合わせるか。小売なら土日が動きます
• 常駐の有無｜常駐・準常駐・リモート。常駐は高くなりますが、必要な業種は限られます
• 緊急対応の扱い｜月額に含むか、都度精算か。ここを曖昧にしたまま契約すると、あとで揉めます

弊社は月1回の定例から始める形をご用意しています。いきなり広く任せるより、困りごとの棚卸しから入るほうが、結果として安くつきます。

料金体系は3つあります

情シスアウトソーシングの料金体系は、どの会社もだいたいこの3つに分かれます。名前は違っても中身は同じです。

• 月額固定型｜決めた範囲を毎月いくらで。予算が読めるかわりに、使わない月も同額です
• 従量課金型｜対応した件数や時間で精算。閑散期は安く済みますが、繁忙期に読めません
• スポット型｜困ったときだけ。安く見えますが、事情を知らない相手に毎回説明する時間が乗ります

弊社は月額固定型です。理由は単純で、「呼ぶと課金される」と分かっていると、現場が呼ばなくなるからです。呼ばれなくなった結果、手遅れになってから相談が来るのがいちばん高くつきます。

中小企業の場合、どこから考えるか

社員数十名から百数十名くらいの規模でご相談をいただくことが多いのですが、この規模には共通のパターンがあります。専任を置くほどの業務量はない。でも、ゼロだと確実に困る。その結果、総務や経理の方が兼務し、「パソコンに詳しい人」が本業のかたわらで対応している状態になります。 この状態のコストは、給与明細に出てきません。その方が本来の仕事をできていない時間が、実際のコストです。ここを一度数えてみると、外に出すかどうかの判断がしやすくなります。 弊社は、まずこの棚卸しからご一緒します。数えた結果「いまのままでいい」となることもあります。それも結論のひとつです。

相場について、正直に書けること

「情シス代行の相場は月◯万円」と書いているページは多いのですが、弊社は相場を書きません。裏取りできる統計がないのと、上の4つの軸で倍以上動くものを断定すると、あとで必ず揉めるためです。 そのかわり、比べ方をお伝えします。他社さんの見積と並べるときは、金額の前に「範囲・対応時間・常駐の有無・緊急対応の扱い」の4つが揃っているかを見てください。ここが違う見積を金額だけで比べても、安いほうが安いとは限りません。

弊社の金額

相場は書けませんが、弊社がいくらかは書けます。2つのメニューがあります。

• ベーシック 月10万円から｜日常の運用まで含む形です。問い合わせ対応、アカウント管理、キッティング、ベンダーとの一次折衝。ここから上は、前述の4つの軸（範囲・対応時間・常駐の有無・緊急対応の扱い）で金額が変わります
• ミニマム 月5万円｜web会議を中心にした形です。月1回の定例と、その間のチャットでのご相談。障害の一次対応や現地作業は含みません。まだ何を頼めばいいか決まっていない段階の方は、ここから入っていただくのが早いです

ベンダー折衝や予算配分、IT投資の判断まで含めて情報システム部門ごとお任せいただく場合は、範囲によって変わるため個別にお見積りします。 なお、この2つは別のメニューです。「通常10万円のところ5万円」ではありません。やることの範囲が違うので、金額が違います。ミニマムで足りるならミニマムのままで構いませんし、そのほうがいい会社様もいらっしゃいます。

Style常駐・リモート・スポット

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提供の形は3つあります。金額よりも先に、どれが自社に合うかを決めたほうが早いです。

• 常駐型｜決まった曜日・時間に、こちらの人間が御社にいる形です。現場に行かないと分からない設備がある、店舗や工場でハードウェアを触る頻度が高い。そういう場合は常駐が合います。ただしいちばん高くなります
• リモート型｜普段は遠隔で対応し、必要なときだけ訪問する形です。中小企業のIT業務は、実際のところ8割方リモートで片付きます。弊社はこの形を基本にしています。訪問が必要な場面だけ、京都・関西圏を中心に伺います
• スポット型｜困ったときだけ呼ぶ形です。単価は安く見えますが、毎回「うちはこういう構成で」から説明する時間が乗ります。月に1回も相談することがない、という状態であれば合います

弊社が月1回の定例から始めることをおすすめしているのは、この「事情を知っている状態」を、いちばん安く作れるからです。

Hire vs Outsource採用するか、外に出すか

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専任を1人採用すると、給与だけでは終わりません。社会保険、採用コスト、教育、そしてその人が辞めたときに元に戻るリスクがあります。 中小企業が必要とするスキルセットは、たいてい1人分では収まりません。ネットワーク、基幹システム、EC、セキュリティ、ベンダー折衝。これを1人で満たす人材は市場にほとんどいませんし、いても採り負けます。 逆に、外に出すのが向かないケースもあります。毎日決まった時間に人がいないと回らない業務があるなら、常駐か採用のほうが合います。そこは正直にお伝えします。

Risk担当者が辞めたら、何が止まるか

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情シスを1人に任せている会社で、いちばん高くつくのはこれです。 その人が辞めた瞬間に止まるのは、システムではありません。「誰に聞けばいいか分からない」という状態が始まります。サーバーの契約がどこにあるか、ドメインの更新は誰の名義か、あのソフトのライセンスは何本買っているか。動いているものは動き続けるので、しばらくは気づきません。気づくのは、何かが切れたときです。 弊社は、引き継ぎ資料がほとんど無い状態から入ったことがあります。そのときに最初の30日で押さえたのは、この順番でした。

• 01お金が出ていっているものを全部並べる請求書と口座引き落としから逆算します。使っていない契約がだいたい出てきます
• 02切れたら止まるものを特定するドメイン、SSL、保守契約、ライセンス。更新日と名義を一覧にします
• 03管理者権限が誰にあるかを確認する退職者のアカウントが管理者のまま残っているケースは、珍しくありません
• 04問い合わせの多い順に手順を書く全部を文書化しようとすると終わりません。上位5件だけ書けば、体感はかなり変わります

目的は、担当者をゼロにすることではありません。その人が辞めても止まらない状態を作ることです。いま担当されている方が残るなら、それがいちばんいい形です。

辞める前に相談してください、とは言いません

現実には、辞めると分かってから相談が来ます。それで構いません。ただ、退職日の前に1回だけ、その方と話す時間をいただけると、後が全然違います。文書に残っていないことのほうが多いからです。

Securityセキュリティと体制

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外部に情報システムを任せる以上、いちばん気にされるのがここです。弊社の状態を書いておきます。

• 秘密保持契約｜ご契約時に締結します。再委託は行いません
• 権限の扱い｜管理者権限はお預かりしますが、アカウントは御社名義のままです。契約が終われば、こちらのアクセスを外すだけで元に戻ります
• 記録｜対応内容は都度残します。「誰が、いつ、何を変えたか」が追える状態を保ちます
• 体制｜代表の江口が直接担当します。担当者が頻繁に代わる体制ではありません（実際、2018年から一度も代わっていません）

逆に、ISMSやPマークは取得していません。認証が入札条件になる規模の会社様には向きません。そこは正直にお伝えします。

Neutrality受け取らないもの、やらないこと

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情シス代行を頼むとき、いちばん見えにくいのがここだと思います。「この人は、本当にうちの側に立っているのか」という話です。弊社は次の2つを決めています。

システム選定を支援する案件では、選定対象のベンダーから手数料を受け取りません

比較や選定のお手伝いをする立場で、候補に挙げた会社から紹介料をもらっていたら、比較になりません。選定支援に入る案件については、選定対象となるベンダーからの手数料を受け取らない。ここに例外は作りません。 なお、弊社は一部の商材について販売代理店としての手数料を受け取っています。そのため「ベンダーから一切受け取らない」とは書きません。書けないことは書きません。該当する商材がある場合は、提案の時点でお伝えします。

システム開発そのものは受託しません

「このシステムを入れましょう」と言った人間が、そのまま開発を請けると、規模を大きくするほど自分の売上が増えます。構造として中立でいられないので、開発は受託しません。実装が必要な場合は、御社と開発会社が直接契約する形にして、弊社は御社側で仕様と見積を見る立場に入ります。 この2つを書いているのは、きれいごとを言いたいからではありません。中立だと口で言うのは簡単で、判断できるのは収益構造だけだからです。だから、収益の形のほうを書いています。基幹システムの刷新・入れ替え支援でも同じ考え方でお受けしています。

Process進め方

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• 01定例から開始まず月1回の定例から。困りごとの棚卸しをします
• 02範囲の確定一次対応・折衝・投資判断。どこまで任せるかを決めます
• 03運用障害時は一次対応から原因特定まで。記録を残します
• 04見直し四半期ごとに範囲と成果を振り返ります

Facts実績

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• 株式会社ヒューマンフォーラム様（SPINNSほかを展開、90店舗超）の情報システムを、2017年11月から継続して担当（現在 8年10ヶ月）。インフラ・システム対応は累計104件
• 直近は、部長ポジションとして情報システム部門の統括まで。ベンダー折衝、予算配分、優先順位づけを担当
• 店舗管理帳票の再構築：約14万の数式をPower Query 3本に置き換え、ファイルサイズ87%減

正直に書いておくと、情シス代行として継続してお任せいただいているのは、現在この1社です。数を売りにはしていません。8年間、同じ会社の中を見続けたという中身のほうを見てください。 この領域の実績を見る →

FAQよくあるご質問

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情シス代行とは何ですか？

社内の情報システム部門が担っている仕事を、外部が引き受ける形のことです。PCやアカウントの管理といった日常の運用から、ベンダー折衝、IT投資の判断まで、どこまでを任せるかは会社ごとに決めます。情シスアウトソーシング、情シス外注とも呼ばれますが、指しているものは同じです。

社内に情シスを置くのと、外に出すのはどちらがいいですか？

毎日決まった時間に人がいないと回らない業務があるなら、採用か常駐のほうが合います。そうでなければ、外に出すほうが安く、必要なスキルの幅も広く確保できることが多いです。中小企業が必要とするスキルセットは1人分では収まらないためです。

情シスアウトソーシングのデメリットは何ですか？

3つあります。ひとつは、社内にノウハウが溜まりにくいこと。ふたつめは、外注先の担当者が代わると、結局ゼロから説明し直しになること。みっつめは、範囲を曖昧にしたまま契約すると「それは範囲外です」が増えることです。みっつめは契約時に4つの軸を詰めれば防げます。

どこまで任せられますか？

障害の一次対応、PCキッティング、アカウント管理、ネットワークの窓口、SaaSの契約整理、ベンダー折衝、IT投資の判断まで。実際に90店舗超の小売企業様では、部長ポジションとして情報システム部門の統括まで担当しています。

費用はいくらですか？

ベーシックが月10万円から、web会議を中心にしたミニマムが月5万円です。範囲・対応時間・常駐の有無・緊急対応の扱いで変わるため、ここから上は個別にお見積りします。まず困りごとの棚卸しからでも構いません。

小さい会社でも頼めますか？

はい。むしろ、専任を1人採用するほどの業務量ではない規模の会社様が中心です。情シス担当者が他の仕事と兼務している、あるいは「詳しい人」が1人で抱えている状態からのご相談が多いです。

ひとり情シスをアウトソーシングすると、どうなりますか？

担当者1人がすべてを抱えている状態が解けます。ただし、全部が外に出るわけではありません。問い合わせ対応、キッティング、アカウント管理といった日常の運用は外に出しやすく、社内の事情を知らないと決められない判断は社内に残ります。実務としては、いま1人が抱えている業務を棚卸しして、どこまでを外に出すかを決めるところから始めます。目的は担当者をゼロにすることではなく、その人が辞めても止まらない状態を作ることです。

情シスBPOとアウトソーシングは何が違いますか？

ほぼ同じ意味で使われています。強いて言えばBPOのほうが、いまの業務をそのまま代行するのではなく、手順から組み替えるニュアンスを含むことが多い言葉です。呼び方より、契約の形（業務委託か派遣か）と対応範囲のほうが実務では効きます。

情シスの外部委託と派遣は、どちらがいいですか？

毎日決まった時間に人がいないと回らない業務があるなら派遣、そうでなければ外部委託のほうが合うことが多いです。派遣は指揮命令が御社側にあるため、「何をするか」を毎回指示する必要があります。判断まで含めて任せたい場合は、外部委託の形になります。

情シスコンサルとは違うのですか？

助言だけで終わるか、実行まで持つかの違いだと考えています。弊社は意思決定と実行の責任を持つ立場で入ります。資料を作って終わり、という関わり方はしていません。

契約が終わったら、どうなりますか？

アカウントはすべて御社名義のままなので、弊社のアクセス権を外すだけで元に戻ります。対応内容の記録もお渡しします。「辞めるときに困る形」にしないことは、最初に決めておきます。

何人体制で対応するのですか？

代表の江口が直接担当します。2018年から一度も担当者は代わっていません。そのぶん、24時間365日の受付や、大規模な同時展開には向きません。そこは正直にお伝えします。