紙製品メーカー様｜EC在庫の差異を1円単位で解消し、受注30万行の集計を自動化

在庫が合わない。集計に時間がかかる。この2つを追いかけた結果、出荷実績の22.5%が売上に計上されていないという構造的な問題に行き当たりました。2023年12月から継続してご支援しています。

ご相談の背景

ECの在庫数と実在庫が合わない。原因を追おうにも、在庫マスターがExcelの手貼りで運用されており、どこで差異が生まれたのかを遡れない状態でした。

加えて、受注データが月を追うごとに膨らみ、集計のたびにファイルが固まる。営業部門が見たい数字を出すのに半日かかる。「数字を見て判断する」以前に、数字を出すこと自体が仕事になっていました。

実施したこと

1. 在庫のアクションを、数値で機械的に判定できるようにした

在庫指数を定義し、「追加発注／据え置き／値下げ／終売」を自動で判定する帳票を設計しました。担当者の勘で決めていた判断を、誰が見ても同じ結論になる形にしています。

2. 受注30万行をPower Queryに移行した

手貼りマスターを廃止し、更新をボタン1つに。ファイルを開いて固まる状態を解消しました。

3. 営業部門の帳票を、現場が使う形になるまで改訂した

初版から13回の改訂を重ねています。作って納品して終わりではなく、現場が実際に見る画面になるまで直し続けました。

4. 新旧ロジックを128項目で突合検証した

既存の手貼りマスターと新ロジックの結果を、128項目のテストで照合。全項目が一致し、数式エラーは0件でした。

成果

• 出荷実績と売上計上を突合し、全体の22.5%が計上漏れであることを特定
• 年末商材の計上を是正し、当該期の売上・利益を正しい水準に修正
• テスト128項目すべて一致／数式エラー0件
• 残っていた差異は1円単位まで原因を分解し、残差ゼロで着地
• 受注30万行の集計を自動更新化。ファイル破損と再計算待ちを解消

在庫が合わない、という相談は、たいてい在庫の問題ではありません

計上の仕組みか、データの持ち方に原因があります。まず現状のデータを見せていただければ、どこで差異が生まれているかを切り分けます。