アパレル小売・飲食チェーン様｜シフト管理をExcelで内製し、操作説明なしで現場に展開した

人件費のコントロールは、小売と飲食にとって経営の至上命題です。専用システムを入れず、現場が毎日開いているExcelでシフト管理の仕組みをつくり、提供と運用サポートまで行っています。

ご相談の背景

通常のシフト管理に加えて、時間短縮の管理や帰休日の管理など、現場に求められる管理項目が増えていました。

項目が増えるほど、専用システムは要件から外れていきます。改修にお金と時間がかかり、その間は手作業でしのぐことになります。

実施したこと

1. あえてExcelで組んだ

新しいツールを入れると、まず操作説明が要ります。現場が毎日開いているExcelで組めば、その時間がまるごと不要になります。本来必要なシフト作成そのものに時間を使えます。

2. 予実とシフト種別を管理できるようにした

予実管理、シフト種別の管理に対応。店舗ごと、ブランドごとの集計も出せる形にしています。

3. 要件が変わるたびに、その場で直した

Excelなので、管理項目が増えても作り替えられます。専用システムの改修を待つ必要がありません。作成後も運用サポートを続けています。

成果

• 使い慣れたツールのため、操作説明を省略でき、現場への展開が速い
• 店舗別・ブランド別の集計が出せるようになり、人件費を単位ごとに追える
• 管理項目の追加に、その場で対応できる

専用システムが正解とは限りません

入れ替えありきでは判断しません。いまの道具で回るなら、そう言います。逆に、Excelでは限界が来ているなら、その境目も数字で示します。

その境目をどう見分けるかは、コラムにまとめました。→ エクセルのシフト管理が限界にきているサイン7つ｜3つはExcelのままで直せます