メール、電話、LINE、Messenger、WeChat。相手によって道具を変える状態を、ひとつに寄せました。当時、全国に約30店舗・従業員約600名の規模です。
目次
ご相談の背景
もともとは、メールと電話が業務連絡の中心でした。そこにスマートフォンとSNSが浸透し、LINE、Facebookメッセンジャー、WeChatなど複数のツールが混在するようになります。
相手によってツールを切り替えなければならない。確認そのものに労力がかかる。重要な連絡を見落とす。従業員間の意思疎通がスムーズではない状態でした。
実施したこと
1. 「すでに使われているもの」に寄せて選んだ
自発的にLINEグループをつくっている社員や店舗があり、そこに実際のコミュニケーションが生まれていました。普段使っているものに近い操作感であることを決め手に、LINE WORKSを選定しています。機能の多さでは選んでいません。
2. 運用の器を先に整えた
マスタ登録、掲示板の整備。入退社時の手順と利用ルールを決めて周知し、展開スケジュールを引いたうえで、集合教育を実施しました。
3. 入れたあとも、使い方を更新し続けた
各種マスタのメンテナンス、QAサポート、運用方法のヒアリング。現場の使い方を聞いて、より合った使い方を提案しています。
成果
- 連絡手段を一本化し、相手ごとのツール切り替えが不要に
- 掲示板を整え、全店舗への周知を一ヶ所に集約
- 入退社時の手順と利用ルールを整備し、アカウント管理を運用に乗せた
ツールを入れるだけでは、連絡は届くようになりません
現場がすでに何を使っているか。そこを見ないまま「正しいツール」を配ると、使われないまま終わります。入退社の手順まで決めておかないと、半年でアカウントが乱れます。
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