RFPとは何か｜発注側が書く提案依頼書は、A4数枚で足ります

「RFPを出してください」とベンダーに言われて、調べにきた方が多いと思います。

先に結論を書きます。RFPは発注側が書くものですが、立派なものを作る必要はありません。A4で数枚あれば十分に機能します。

むしろ、完璧なRFPを作ろうとして3か月止まっている会社を何度か見ています。それは本末転倒です。

RFPとは（提案依頼書）

RFPは Request For Proposal の略で、日本語では提案依頼書と呼びます。システムを入れたい会社が、ベンダーに「こういうことがしたいので、提案と見積をください」と伝えるための文書です。

似た略語が3つあります。使う順番で覚えるのが早いです。

• RFI（情報提供依頼）…どんな選択肢があるのか、市場を知るために出す
• RFP（提案依頼）…要件を示して、提案と見積を求める
• RFQ（見積依頼）…仕様が固まったあと、金額だけを求める

順番はRFI、RFP、RFQ。ただし中小企業の案件では、RFIを省いてRFPから始めることがほとんどです。候補がすでに2〜3社に絞れているなら、その方が早く進みます。

誰が書くのか

発注側が書きます。ベンダーに書いてもらうものではありません。

とはいえ、書ける会社のほうが少ないです。自社の業務を、社外の人に伝わる文章で説明した経験がある人は、そう多くありません。書けなくて普通です。

なぜ「しっかり作れ」と書いてある記事が多いのか

RFPについて検索すると、構成要素が10項目あって、作成手順が6ステップあって、という記事が並びます。

それらの多くは、RFPを受け取る側が書いています。ベンダー、SIer、ツールを売っている会社です。

受け取る側にとって、情報は多いほど楽です。詳しく書いてあるほど提案の精度が上がり、あとで揉めにくくなる。だから「しっかり作りましょう」と書く。悪意ではなく、立場からくる自然な結論です。

ただ、発注側の工数は無限ではありません。情シスが1人、あるいは総務が兼務、という会社で10項目のRFPを書き切るのは現実的ではない。書き切れずに止まるくらいなら、A4数枚で出したほうが前に進みます。

正直に書いておくと、弊社はRFP作成の支援もしています。「小さく書けばいい」と言うのは、自分の仕事を減らす方向の主張です。それでもこう書くのは、止まっている会社のほうが多いからです。

A4数枚に、この5つが入っていれば足ります

1. いま困っていることを、数字で　例：月末集計に3日かかる、在庫差異が月平均120件
2. 業務の規模　拠点数、利用人数、SKU数、月の伝票件数
3. つなぐ相手　会計ソフト、ECモール、倉庫のWMS、POS
4. やらないこと　今回は手をつけない領域を明記する
5. 判断のスケジュールと予算のレンジ

4の「やらないこと」が、いちばん抜けます。これを書かないと、各社が良かれと思って範囲を広げ、金額が膨らみ、比較できなくなります。

5の予算レンジを伝えることに抵抗がある方が多いのですが、伝えたほうが良い提案が来ます。予算が分からないと、ベンダーは安全側に寄せて見積もるしかないからです。

この5つは相見積もりの取り方で書いたものと同じです。RFPと呼ぶかどうかは、正直どちらでも構いません。各社に同じ前提を渡す。それがRFPの本質です。

要件定義とは違います

よく混同されますが、別物です。

• RFP…何をしたいか
• 要件定義…どう作るか

要件定義は、発注先が決まったあとに、ベンダーと一緒に作ります。RFPの段階で作り方まで書いてしまうと、ベンダーの提案の幅を自分で狭めることになります。

やりたいことと、譲れない条件を書く。作り方はベンダーに考えてもらう。この分担が基本です。

書かないほうがいいこと

社内で決まっていないこと

「たぶん経理も使うと思います」は書かないでください。提案の範囲が広がり、金額が上がり、稼働後に誰も使わない機能が残ります。決まってから足すほうが安いです。

現場の要望を、そのまま全部

ヒアリングした要望をそのまま並べると、要件は必ず膨らみます。取捨選択できるのは、業務をやめる権限を持っている人だけです。経営が一度目を通してから出してください。

実現できるか分からない要求

「AIで自動化してほしい」のように、何がどうなれば達成なのか決まっていない要求は、各社が別々に解釈します。比較できなくなります。

そもそもRFPを作らなくていい場合

あまり書かれていないので、こちらも書いておきます。次のどれかに当てはまるなら、RFPは要りません。

• すでに1社に決めている…比較しないなら、比較のための文書は要りません。要望を箇条書きで渡せば十分です
• SaaSの標準機能だけで終わる…カスタマイズしないなら、比べるのは機能表と価格です。トライアルを触ったほうが早い
• 金額が小さい…目安として初期100万円を下回る案件で、A4数枚を作る工数は見合わないことがあります
• 業務のほうが固まっていない…これがいちばん多い。先に業務を決めてください。決まっていない業務をシステムに固定すると、稼働直後に作り直しになります

逆に、複数社を比べる、基幹システムを入れ替える、既存システムと連携するのどれかがあるなら、A4数枚は作ったほうがいいです。作らずに進めると、あとで「言った・聞いていない」が必ず出ます。

出したあとに決めておくこと

何社に出すか

3社が扱いやすい数です。2社だと比較になりにくく、5社を超えると評価の工数が現実的でなくなります。1社だけ本命がいる場合でも、比較対象は用意したほうがいいです。

評価軸を、提案を見る前に決める

これが効きます。提案を見てから評価軸を決めると、印象が良かった会社に合う軸ができあがります。受け取る前に、何を何点で見るかを決めて、紙にしておいてください。

スケジュール

提案までに2〜3週間は見てください。1週間で出させると、使い回しの提案書が来ます。RFPの作成そのものは、ヒアリングから仕上げまでおおむね1〜2か月です。

まとめ

RFPは、立派に作ることが目的ではありません。各社に同じ前提を渡して、差が見える状態を作るための道具です。

A4数枚。半日かけて作っておけば、そのあとの判断がすべて楽になります。完璧なものを目指して止まるくらいなら、粗くても出したほうが前に進みます。

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株式会社nullkyotoは、発注する側の立場でRFPの作成とベンダー選定を支援しています。弊社は選定対象のベンダーから手数料を受け取らず、システム開発そのものも受託していません。

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