酒販店様が、ネクストエンジンを受注の一元管理にしか使っていない状態でした。在庫の項目はあるのに、数字が入っていない。
結果として、こういうことが起きます。
- 在庫があるのに発注する
- 気づかずに二重で発注する
- 何を発注すべきかが、一目で分からない
ここに在庫管理を載せました。ただし全商品を一度にはやっていません。
ご相談の背景
在庫管理をシステムに載せようとすると、最初に全商品のカウントが要ります。これは棚卸しと同じ労力です。
しかも、初回は必ず調整が出ます。フォーマットが合わない、実物とコードが違う、想定していなかった例外が出てくる。全商品でそれをやると、途中で止まります。止まった在庫管理は、二度と再開されません。
酒類は、同じ銘柄でもヴィンテージ違いが並びます。ラベルの汚れで別コードにしているものもある。数える前に、整理が要る状態でした。
実施したこと
1. 1メーカーに絞って、一周させた
まず1つのメーカーだけで、カウントから在庫反映、発注判断までを通しました。ここでフォーマットの粗さと例外を全部出し切ります。
ブラッシュアップし切ってから、次のメーカーへ広げる。この順番にしたことで、2社目以降は同じ手順が使えます。
2. 数える道具を、先に決めた
ノートPCとバーコードリーダーで、JANコードと数量を直接リストに打ち込む形にしました。紙に書いて後で入力する方式は、転記のぶんだけミスが増えます。
入力フォーマットは4項目だけです。
- 保管場所
- JANコード
- 数量
- 特記事項
項目を増やしたくなりますが、増やすほど当日の手が止まります。分析は後からいくらでもできます。
3. カウントと在庫整理を、同時にやった
数えながら、そのまま整理しています。
- 楽天の掲載と実物でヴィンテージが違うもの
- ラベルの汚れで別コードに登録されているもの
こういうものは備考に書いて、いったん弾きました。数えることと直すことを分けると、二度触ることになります。
4. 「システムにはあるが、実物がない」に印を付けた
登録はあるのに現物がない商品は、その場で消さずに印を付けて後日まとめて修正する運用にしました。
1件ずつ判断していたら、カウントが終わりません。当日は数えることに集中して、判断は後ろに寄せています。
5. 繁忙のピークを外して、夜に2人でやった
父の日の発送が重なる時期でした。日中の出荷を止めるわけにはいかないので、夜間に2人体制で集中して実施し、その日のうちにデータを上げています。
この案件で決めたこと
- 在庫管理の立ち上げは1メーカーから。全商品を一度にやらない
- 入力項目は4つまで。分析用の列は当日のシートに入れない
- 「実物がない」はその場で直さず、印だけ付ける
- カウントは繁忙のピークを外す。日中に無理やり差し込まない
在庫管理が続かない理由は、たいてい最初の一歩が大きすぎることです
ツールの機能が足りないから続かない、という話はあまり聞きません。最初に全部やろうとして、途中で力尽きるのがほとんどです。
1メーカーなら、数時間で一周できます。一周すれば、自社にとって何が例外なのかが分かる。それから広げるほうが、結果として早く終わります。
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